Enterprise Resource Planning System - система управления ресурсами компании, причем эксперты в данной области отмечают, что главное слово здесь - "компания".

ERP системы внедряются для того, чтобы объединить все подразделения компании и все необходимые функции в одной компьютерной системе, которая будет обслуживать текущие потребности этих подразделений. Разработка подобной единой системы - непростая задача. Обычно каждое подразделение имеет собственную компьютерную систему, оптимизированную для решения его задач.

ERP система ведет единую базу данных по всем подразделениям и задачам, так что доступ к информации становится проще, а главное, подразделения получают возможность обмениваться информацией.

Возьмем, к примеру, типичную ситуацию поступления заказа от клиента. В виде бумажного документа заказ начинает путешествие по кабинетам и службам, частенько перепечатываясь, отдельная информация из него вносится в частные базы данных подразделений. Каждая перепечатка, каждый дополнительный ввод данных чреваты ошибками. В итоге финансовый отдел ничего не знает о состоянии склада и возможности выполнить заказ срочно. А разгневанный заказчик, не получивший в срок свой заказ, произносит сакраментальное: "Вы должны были узнать на складе!".

Как ERP система может улучшить работу компании?

ERP система автоматизирует задачи, встроенные в выполнение бизнес-процессов. Так, при получении заказа от потребителя менеджер имеет всю информацию об отношениях с заказчиком и его кредитный рейтинг. Когда одно подразделение заканчивает работать с заказом, тот автоматически передается в следующее подразделение. При этом исключаются многократные ошибки ввода информации, потери документов и тому подобные казусы. В итоге заказы обрабатываются быстрее и без ошибок. Аналогичные возможности возникают у многих других служб - службы персонала, производственного отдела, отдела маркетинга, службы снабжения. Единая информационная база позволяет учитывать взаимосвязь отдельных процессов, как , на пример, загрузка заказами на текущий месяц и график отпусков персонала.

ERP система меняет отношение персонала в отдельности и служб в целом к своей работе. Теперь менеджеры, ведущие заказ, владеют информацией о его состоянии в каждый момент времени и по всем аспектам: поступила ли оплата за работу, достаточно ли комплектующих на складе, стоит ли в графике выполнения работ их заказ к нужному сроку... И если, на пример, склад не вовремя введет в систему информацию о запасах, то получивший запрос клиента менеджер, справившись в системе о состоянии склада, может ответить отказом на его обращение, увидев, что запас на складе недостаточен или нужное изделие отсутствует. Тем самым ERP система повышает ответственность каждого за общее дело.

Сколько времени занимает внедрение ERP системы?

Внедрение ERP системы - нелегкое дело. Внедрение закрытых ERP систем предполагает изменение внутренних процедур в компании, а также изменения в работе ее сотрудников. В связи со сложностью проекта сроки внедрения систем подобного рода достаточно большие (2-3 года).

Другие же ERP системы (более гибкие) можно с легкостью подстроить под работу сотрудников компании. Их настройка может осуществляться на любой дальнейшей стадии развития компании. И при этом нет необходимости привлекать консультантов фирмы, которая занималась внедрением, настройку сможет выполнить и администратор системы. Внедрение такой ERP системы займет от 6 до 18 месяцев.

Что ERP система может привнести в наш бизнес?

Компании выбирают ERP системы, исходя из трех основных соображений.

Объединение финансовых данных

Когда управляющий хочет составить представление об общем положении дел в компании, он может получить много версий, и все они будут верны. Каждое подразделение ведет свой учет, каждое имеет свое мнение относительно вклада в общее дело, и далеко не всегда легко понять - затраты на маркетинг достаточны или избыточны, окупаются или нет. При использовании ERP системы затрудняются манипуляции с данными, поскольку данные едины и все подразделения используют одну и ту же систему.

Стандартизация производственных процессов

Производственные компании, особенно те, у которых много подразделений, географически удаленных, расположенных в разных странах и на разных континентах, осознают, что отдельные подразделения могут пользоваться разными методами учета, разными компьютерными системами, так что не всегда концы сходятся с концами. Объединенная многовалютная система позволяет сократить персонал и унифицировать учетные процессы. Развитие Internet обеспечивает простой доступ к данным из любого, самого удаленного места. Кроме того, когда производство конечного продукта раздроблено на производство комплектующих в разных местах, не менее важно обеспечить техническую совместимость, единство методов контроля, своевременность поставок партий сырья, заготовок, комплектующих.

Стандартизация информации в системе кадров

ERP система с успехом решает задачи объединения данных о персонале в различных подразделениях - кадровый подбор, перспективы роста, переподготовка и т.п. С помощью системы облегчается возможность связи с каждым сотрудником. Фактически ERP системы являются своеобразным компьютерным представлением способов ведения бизнеса различными компаниями. Каждая отрасль промышленности имеет свои особенности, поэтом у разработчики систем ориентируют их на применение в различных областях, где их возможности будут проявлены максимально. Вот почему потребители из соответствующей отрасли промышленности требуют от разработчиков максимального соответствия их потребностям.

Подходит ли ERP система к нашим способам ведения бизнеса?

Подобная постановка вопроса в принципе неверна. Частенько случается так, что компании отказываются от проектов внедрения ERP системы, когда обнаруживают, что программа не поддерживает какой-либо из важных бизнес-процессов. С этой точки зрения возможны два дальнейших пути действий. Первый - изменить бизнес-процесс так, чтобы он соответствовал программе. Это путь тяжелых и длительных изменений в самом бизнесе, которые, впрочем, зачастую дают компании ряд конкурентных преимуществ и хорошую встряску персоналу. Второй путь - внести изменения в программу. Компании-разработчики ERP систем охотно помогут вам изменить стандартные модули нужным образом, чтобы система полностью соответствовала специфике Вашего бизнеса.

Сколько в действительности стоит ERP система?

В нашей стране проводилось множество исследований по изучению вопроса о стоимости владения ERP системы (TCO - Total Cost of Ownership), включая аппаратное и программное обеспечение, консалтинговые услуги и затраты на персонал. В итоговую величину включались затраты на инсталляцию ERP системы и период внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация. Среди компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина TCO на весь функционал системы составила $1,5 млн., с разбросом от $200 тыс. до $3 млн.

Вообще по стоимости ERP системы можно разделить на две группы:
1. ERP системы стоимостью от $100 тыс. до $1 млн. и достаточно коротким сроком внедрения. Эта группа систем рассчитана на средний и часть крупного бизнеса. В России количество внедрений ERP систем, относящихся к первой группе, исчисляется сотнями.
2. ERP системы стоимостью свыше $1 млн. с большим сроком внедрения. Указанные системы рассчитаны на крупные компании. Количество внедрений в России несколько десятков.

Средняя отдача от ERP системы по тем же исследованиям составила $1,2 млн. в год. Так что ERP система - довольно дорогая, но и довольно эффективная система.